Praca za granicą w ramach Unii Europejskiej stała się codziennością – zarówno dla pracowników, jak i przedsiębiorców. Delegacje, kontrakty krótkoterminowe, usługi świadczone poza Polską czy praca zdalna z innego kraju UE to dziś standard. W tym wszystkim pojawia się jednak jedno kluczowe pojęcie, które często budzi wątpliwości – zaświadczenie A1. Dla jednych to formalność, dla innych dokument, bez którego praca za granicą może skończyć się wysokimi karami. Czym dokładnie jest A1 i dlaczego ma tak ogromne znaczenie w praktyce? Odpowiedź nie jest skomplikowana, ale jej zrozumienie pozwala uniknąć wielu problemów.

Dlaczego zaświadczenie A1 ma tak duże znaczenie w Unii Europejskiej

Unia Europejska opiera się na swobodzie przepływu osób i usług. Oznacza to, że obywatele jednego państwa mogą legalnie pracować na terenie innego kraju członkowskiego. Jednak każdy kraj ma własny system ubezpieczeń społecznych, różne stawki składek i inne zasady. Gdyby nie wspólne regulacje, panowałby chaos. Właśnie dlatego wprowadzono mechanizm koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, a zaświadczenie A1 jest jego kluczowym elementem.

Dokument A1 jasno wskazuje, że dana osoba – mimo pracy za granicą – nadal podlega systemowi ubezpieczeń społecznych swojego kraju macierzystego. To zabezpiecza przed sytuacją, w której dwie instytucje żądają opłacania składek jednocześnie. Dla pracodawców oznacza to stabilność kosztów, a dla pracowników – ciągłość ubezpieczenia, emerytury i świadczeń zdrowotnych. W praktyce A1 jest więc czymś w rodzaju „paszportu ubezpieczeniowego”, który warto mieć zawsze przy sobie.

Co to jest zaświadczenie A1 ZUS

Najprościej mówiąc, zaświadczenie A1 to dokument potwierdzający, że składki na ubezpieczenia społeczne są opłacane w jednym, konkretnym kraju UE. W Polsce dokument ten wydaje Zakład Ubezpieczeń Społecznych. A1 dotyczy nie tylko pracowników etatowych, ale również przedsiębiorców, osób samozatrudnionych czy freelancerów.

W praktyce, gdy pracujesz tymczasowo za granicą, zagraniczne organy kontrolne – np. inspekcja pracy – mogą poprosić o okazanie A1. Jeśli go nie posiadasz, mogą uznać, że pracujesz nielegalnie albo że powinieneś płacić składki w ich kraju. To właśnie dlatego A1 nie jest dokumentem „na wszelki wypadek”, lecz realnym zabezpieczeniem prawnym.

Podstawa prawna zaświadczenia A1

Przepisy unijne regulujące A1

Zaświadczenie A1 funkcjonuje na podstawie rozporządzeń Parlamentu Europejskiego i Rady UE, w szczególności:

• Rozporządzenia (WE) nr 883/2004
• Rozporządzenia (WE) nr 987/2009

Regulacje te wprowadzają zasadę podlegania tylko jednemu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego. Dzięki temu osoba pracująca w kilku krajach jednocześnie nie musi opłacać składek w każdym z nich.

Rola ZUS w wydawaniu A1

W Polsce instytucją odpowiedzialną za wydawanie zaświadczeń A1 jest ZUS. To właśnie tam składany jest wniosek, a decyzja opiera się na analizie sytuacji zawodowej wnioskodawcy. ZUS bada m.in. miejsce prowadzenia działalności, charakter pracy oraz czas jej wykonywania za granicą.

Kogo dotyczy zaświadczenie A1

Do osób uprawnionych do wyrobienia karty A1 (zgodnie z Rozporządzeniem UE nr 883/04 oraz Rozporządzeniem UE nr 987/09) należą:

• pracownik delegowany – Przykład: Elektryk zatrudniony w polskiej firmie budowlanej, który zostaje wysłany na 6 miesięcy do Niemiec, aby realizować konkretny kontrakt na budowie osiedla.
• pracownik wykonujący pracę w więcej niż jednym państwie członkowskim – Przykład: Kierowca zawodowy w transporcie międzynarodowym, wykonujący przewozy na trasach pomiędzy różnymi krajami UE.
• przedsiębiorca świadczący usługi za granicą – Przykład: Programista prowadzący jednoosobową działalność w Polsce, który wyjeżdża na 3 miesiące do biura klienta w Hiszpanii, aby osobiście wdrożyć system IT.
• przedsiębiorca świadczący usługi za granicą w dwóch lub w kilku państwach członkowskich – Przykład: Konsultant biznesowy z polską JDG, który ma podpisane stałe umowy doradcze i raz w miesiącu prowadzi warsztaty stacjonarnie – tydzień w Berlinie, a tydzień w Paryżu.
• urzędnik służby cywilnej – Przykład: Pracownik polskiego ministerstwa oddelegowany do pracy w stałym przedstawicielstwie przy Unii Europejskiej w Brukseli.
• osoba należąca do personelu kontraktowego – Przykład: Specjalista zatrudniony na kontrakt przez instytucję unijną (np. Europejską Agencję Leków), pracujący w kraju innym niż kraj jego pochodzenia.
• marynarz – Przykład: Osoba pracująca na statku handlowym pływającym pod banderą Malty, ale mieszkająca na stałe w Polsce i chcąca zachować polskie ubezpieczenie.
• pracownik i przedsiębiorca świadczący usługi za granicą w dwóch lub w kilku państwach członkowskich
• członek załogi lotniczej, lub personelu pokładowego – Przykład: Stewardesa lub pilot zatrudniony w liniach lotniczych (np. Ryanair lub LOT), których „baza macierzysta” znajduje się w Polsce, ale wykonują loty po całej Europie.
  

Jakie warunki należy spełnić, żeby uzyskać zaświadczenia A1 dla osób prowadzących działalność gospodarczą

Kluczowym aspektem przy ubieganiu się o formularz A1 jest wykazanie, że Polska pozostaje głównym ośrodkiem Twojej aktywności zawodowej. Zgodnie z wymogami ZUS, przedsiębiorca musi udowodnić faktyczne prowadzenie działalności na terenie kraju poprzez:

• Czas prowadzenia firmy: Wymagany jest co najmniej 2-miesięczny okres aktywnego działania w Polsce przed planowanym oddelegowaniem.
• Kryterium przychodowe: Standardowo ZUS oczekuje, że minimum 25% całkowitego obrotu firmy pochodzi z polskiego rynku.
• Podobieństwo działalności: Działalność, którą będziesz wykonywać za granicą, musi być podobna do tej prowadzonej w Polsce (np. umowa o roboty budowlane za granicą, gdy w Polsce też robisz budowlankę).
• Realną infrastrukturę: Posiadanie zaplecza technicznego (biuro, sprzęt), opłacanie podatków w Polsce oraz posiadanie aktywnych kontraktów z krajowymi kontrahentami.
• Okres delegowania: Okres pracy za granicą nie może przekraczać 24 miesięcy. 

Uwaga: Brak osiągnięcia 25% obrotu nie dyskwalifikuje wniosku, o ile przedsiębiorca przedstawi inne dowody potwierdzające „znaczący charakter” działalności w kraju.

Jakie warunki należy spełnić, żeby uzyskać zaświadczenia A1 dla delegowanego pracownika

Przed wydaniem oświadczenia A1 w związku z pobytem czasowym pracownika na terenie Unii Europejskiej koniecznie muszą zostać spełnione warunki:

• przedsiębiorca musi prowadzić znaczną część swojej działalności w Polsce
• pracownik będzie oddelegowany na okres krótszy niż 24 miesiące
• pracownik nie może być delegowany za granicę, żeby zastąpić innego delegowanego pracownika
• delegowany pracownik podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych dłużej niż miesiąc przed rozpoczęciem pracy za granicą

Kiedy wymagane jest zaświadczenie A1

Zaświadczenie A1 jest wymagane zawsze wtedy, gdy:

• praca wykonywana jest na terenie innego kraju UE,
• działalność ma charakter czasowy,
• osoba pozostaje związana z polskim systemem ubezpieczeń.

Nie ma znaczenia długość pobytu – nawet kilkudniowa delegacja może wymagać A1.

Jak uzyskać zaświadczenie A1 – krok po kroku

1. Złożenie wniosku o A1 przez PUE ZUS

Obecnie wniosek o A1 składa się wyłącznie elektronicznie poprzez Platformę Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS). Do logowania można użyć:

• profilu zaufanego,
• podpisu kwalifikowanego,
• bankowości elektronicznej.

Po zalogowaniu należy wybrać odpowiedni wniosek.

2. Prawidłowe wypełnienie wniosku A1

Po zalogowaniu przejdź do zakładki „Kreatory wniosków” na lewym panelu bocznym. Po kliknięciu tej opcji wybierz „Kreator wniosku o wydanie zaświadczenia A1” i kliknij „Pokaż”

We wniosku należy podać m.in.:

• dane przedsiębiorcy,
• dane firmy,
• kraje, w których będzie wykonywana praca,
• okres wykonywania działalności za granicą,
• informacje o przychodach w Polsce i za granicą.

Błędy lub niekompletne dane to jedna z najczęstszych przyczyn opóźnień lub odmowy.

Więcej informacji na temat Jak otrzymać zaświadczenie A1 można znaleźć w Poradnik ZUS

Masz problem z wypełnieniem wniosku do ZUS o wydanie certyfikatu A1? Umów bezpłatną konsultację – nasi eksperci pomogą Ci dopełnić wszelkich formalności online.

3. Dokumenty, których może wymagać ZUS

ZUS może poprosić o dodatkowe dokumenty, takie jak:

• Umowy:
  • Umowy z polskimi kontrahentami (dowód na aktywność w Polsce).
  • Umowy z kontrahentem zagranicznym (na podstawie której będziesz świadczyć usługi).
• Dokumenty Finansowe & Podatkowe:
  • Faktury (sprzedażowe i kosztowe) potwierdzające obroty.
  • Ewidencja Przychodów i Rozchodów (KPiR) lub ewidencja ryczałtowa za wymagany okres.
  • Potwierdzenia opłacania podatków w Polsce.
• Składki:
  • Potwierdzenia opłacania składek ZUS w Polsce.
  • Zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu w opłacaniu składek (dla przedsiębiorców).
• Dowody Prowadzenia Działalności:
  • Dokumenty potwierdzające posiadanie infrastruktury (np. umowa najmu biura, leasingu sprzętu).
  • Dowody prowadzenia rzeczywistej działalności w Polsce, np. rachunki za media.
• Dane o delegacji:
  • Umowa z pracownikiem/zleceniobiorcą, aneks wyjazdowy, harmonogram czasu pracy. 

Warto przygotować je wcześniej, aby przyspieszyć procedurę.

4. Czas oczekiwania na decyzję – ile się czeka na A1

Co do zasady ZUS wydaje zaświadczenie

• niezwłocznie – jeśli będzie mieć wszystkie informacje i nie będzie mieć żadnych wątpliwości,
• w ciągu miesiąca od złożenia wniosku – jeśli będzie musiał przeprowadzić postępowanie wyjaśniające,
• w ciągu dwóch miesięcy od złożenia wniosku – jeśli sprawa jest szczególnie skomplikowana.

ZUS wydaje zaświadczenie A1 wyłącznie w postaci dokumentu elektronicznego i udostępnia go wnioskodawcy na PUE. Otrzymane od ZUS-u elektroniczne zaświadczenie A1, możemy sobie wydrukować. Jeżeli z jakichś przyczyn ZUS odmówi nam wydania zaświadczenia, wówczas możemy od takiej decyzji się odwołać.

Jak długo ważne jest zaświadczenie A1

Standardowo A1 wydawane jest na okres do 24 miesięcy. W szczególnych przypadkach możliwe jest jego przedłużenie. Ważne jest, aby okres obowiązywania dokumentu pokrywał się z rzeczywistym czasem pracy za granicą.

Najczęstsze błędy przy składaniu wniosku A1

Do najczęstszych błędów należą:

• niekompletne dane we wniosku,
• brak ciągłości opłacania składek w Polsce,
• zbyt późne złożenie wniosku,
• niezgodność deklarowanego miejsca pracy z rzeczywistością.

Każdy z tych błędów może skutkować odmową wydania A1.

Kontrole zagraniczne i konsekwencje braku A1

Brak A1 podczas kontroli może prowadzić do:

• kar finansowych,
• nakazu opłacania składek za granicą,
• wstrzymania pracy,
• problemów podatkowych.

W praktyce konsekwencje bywają dotkliwe, dlatego lepiej zabezpieczyć się wcześniej.

Zaświadczenie A1 w praktyce – przykłady z życia

Wyobraź sobie polskiego informatyka, który jedzie na trzy miesiące do Niemiec realizować projekt. Dzięki A1 opłaca składki w Polsce i nie musi martwić się niemieckim systemem ubezpieczeń. Podobnie firma budowlana delegująca pracowników do Francji – bez A1 koszty mogłyby wzrosnąć nawet dwukrotnie.

Korzyści z posiadania formularza A1

Posiadanie A1 to:

• bezpieczeństwo prawne,
• brak podwójnych składek,
• ciągłość ubezpieczenia,
• spokój podczas kontroli.

To niewielki dokument, który daje ogromny komfort.

Podsumowanie – zaświadczenie A1

Zaświadczenie A1 to fundament legalnej pracy za granicą w UE. Chroni pracowników, przedsiębiorców i pracodawców przed kosztownymi konsekwencjami i zapewnia jasne zasady opłacania składek. W praktyce warto traktować je nie jako obowiązek, ale jako narzędzie ochrony własnych interesów.

Gdy otrzymasz zaświadczenie A1 pamiętaj:

1. Miej je zawsze przy sobie: Jest to pierwszy dokument, o który poprosi Cię kontrola (np. inspekcja pracy) na budowie w Niemczech, Francji czy Belgii.
2. Rozliczaj się prawidłowo: Posiadanie A1 to jedno. Drugie to obowiązek poprawnego rozliczania podatków i składek. Otrzymanie A1 nie zwalnia Cię automatycznie z rozliczenia podatku w kraju, w którym pracujesz (tutaj wchodzą w grę umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania i zasada 183 dni).

Jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z biznesem i planujesz od razu delegować się do pracy w innym kraju UE, nasza Pomoc przy zakładaniu działalności pozwoli Ci uniknąć błędów już na starcie.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

1. Czy posiadanie A1 jest obowiązkowe?

Tak, jeśli wykonujesz pracę lub świadczysz usługi za granicą (w krajach UE, EOG lub Szwajcarii) i chcesz nadal podlegać pod polskie ubezpieczenia społeczne (ZUS). Brak dokumentu A1 podczas kontroli za granicą może skutkować nałożeniem wysokich kar finansowych na firmę oraz koniecznością zapłaty składek w kraju, w którym praca jest wykonywana.

2. Ile kosztuje wydanie dokumentu A1?

Wydanie zaświadczenia przez ZUS jest całkowicie bezpłatne.

3. Czy muszę mieć 25% obrotu w Polsce, aby dostać A1 na JDG?

To najczęstsze kryterium, ale nie jest ono bezwzględne. Jeśli Twój obrót w Polsce jest niższy, ZUS weźmie pod uwagę inne czynniki, takie jak:

• liczba umów realizowanych w Polsce,
• czas pracy poświęcony na zlecenia krajowe,
• posiadanie infrastruktury (biura) w kraju,
• wykonywanie czynności administracyjnych w Polsce.

4. Czy mogę uzyskać A1 wstecz?

Tak, jest to możliwe, jeśli faktycznie spełniałeś warunki do ubezpieczenia w Polsce w danym okresie. ZUS może wydać zaświadczenie z datą wsteczną, co często ratuje przedsiębiorców podczas kontroli zagranicznej inspekcji pracy.

5. Co jeśli ZUS odmówi wydania A1?

W przypadku decyzji odmownej masz prawo do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy lub odwołania się do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych. Odmowa zazwyczaj wynika z braku udowodnienia „znaczącej działalności” w Polsce.

6. Czy jako pracownik muszę sam składać wniosek o A1?

Z reguły to pracodawca składa wniosek w imieniu pracownika przez swój profil na PUE ZUS. Jeśli jednak prowadzisz działalność gospodarczą (JDG), musisz złożyć wniosek samodzielnie.

7. Czy muszę mieć ze sobą wersję papierową A1 za granicą?

W 2026 roku standardem jest wersja cyfrowa. Zaświadczenie pobrane z PUE ZUS z bezpiecznym podpisem elektronicznym jest pełnoprawnym dokumentem. Warto mieć plik PDF na telefonie lub wydrukowaną kopię dla organów kontrolnych (np. francuskiego URSSAF czy niemieckiego Zollamt).

8. Czy muszę zgłaszać ZUS każdą zmianę w trakcie trwania A1?

Tak. Jeśli np. kontrakt za granicą zakończy się wcześniej lub praca zostanie przerwana na dłuższy czas, masz obowiązek poinformować o tym ZUS, aby zaświadczenie zostało skorygowane lub unieważnione.