Certyfikat KSeF to klucz do bezpiecznej i automatycznej komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur. W artykule pokazujemy, jak krok po kroku uzyskać certyfikat za pośrednictwem MCU (Modułu Certyfikatów Uwierzytelniających), jakie warunki trzeba spełnić oraz na co zwrócić uwagę.

Praktyczny przewodnik dla firm i osób odpowiedzialnych za integrację systemów z KSeF.

Co to jest MCU i do czego służy?

Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) to nowe rozwiązanie techniczne, które jest dostępne wyłącznie z poziomu przeglądarki internetowej w domenie KSeF. MCU stanowi tymczasowe rozwiązanie przewidziane na okres przejściowy – od listopada 2025 r. do końca stycznia 2026 r. Od lutego 2026 r. funkcjonalność zostanie przeniesiona do API KSeF 2.0 oraz Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Do czego służy Moduł Certyfikatów i Uprawnień:

• Zarządzanie uprawnieniami w KSeF
• Składanie wniosków o certyfikaty KSeF
• Pobieranie i unieważnianie certyfikatów
• Obsługa pełnego cyklu życia Certyfikatu KSeF

Rodzaje certyfikatów KSeF

Ministerstwo Finansów przewidziało dwa rodzaje certyfikatów, a każdy z nich ma inne zastosowanie:

Certyfikat typu 1 (uwierzytelnienie)

• Przeznaczony do uwierzytelniania się w systemie KSeF
• Można go używać w sesji interaktywnej i wsadowej
• Dostępny od 1 lutego 2026 r.

Certyfikat typu 2 (offline)

• Wymagany do oznaczania faktur w trybach offline
• Potwierdza tożsamość wystawcy przy wystawianiu faktur w trybie:
  • offline24
  • offline (niedostępność systemu)
  • awaryjnym
• Dostępny od 1 lutego 2026 r.

Uwaga: Oba typy certyfikatów generowane są osobno – nie można wygenerować jednego certyfikatu dla obu zastosowań i ważne są przez maksymalnie 2 lata.

Krok 1: Przygotowanie przed złożeniem wniosku

Zanim rozpoczniesz proces, upewnij się, że:

✔️ masz dostęp do KSeF jako właściciel firmy lub osoba uprawniona,
✔️ posiadasz Profil Zaufany, certyfikat kwalifikowany lub pieczęć elektroniczną,
✔️ wiesz, czy certyfikat będzie używany:

• przez Ciebie osobiście,
• czy przez system (np. panel klienta / program księgowy).

💡 Wskazówka eKsięgowośćPRO
W praktyce większość firm korzysta z certyfikatu systemowego, który umożliwia automatyczną obsługę faktur w panelu klienta.

Krok 2: Jak uzyskać dostęp do MCU?

1. Wejdź na stronę logowania do KSeF.
   • https://mcu.mf.gov.pl/web/login
2. Wybierz metodę logowania:
   • Profil Zaufany
   • certyfikat kwalifikowany
   • pieczęć elektroniczna
3. Zaloguj się do systemu.

Krok 3: Przejście do Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU)

Po zalogowaniu w bocznym menu masz do wyboru:

1. Uprawnienia
2. Tokeny
3. Certyfikaty

Krok 4: Złożenie wniosku o certyfikat KSeF

Generowanie klucza i wniosku o wydanie certyfikatu:

1. Kliknij „Wnioskuj o certyfikat”.
2. Podaj:
   • Nazwę certyfikatu (np. Uwierzytelnienie lub offline),
   • Hasło,
3. Kliknij „Generuj”

Wysyłanie wniosku

1. Wybierz Przeznaczenie certyfikatu:
   • Podpis linku do weryfikacji wystawcy (dla certyfikatu typu – offline)
   • Uwierzytelnienie w systemie KSeF (dla certyfikatu typu – uwierzytelnienie)
2. W polu Certyfikat ważny od system ustawi aktualną datę (możesz ją zmienić na przyszłą)
3. Kliknij Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu

Uwaga! Certyfikaty i uprawnienia, o które wystąpisz w MCU będą miały moc prawną i będą służyć do korzystania z KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r.

Krok 5: Oczekiwanie na wygenerowanie certyfikatu

Po złożeniu wniosku:

• certyfikat jest generowany automatycznie,
• w większości przypadków dostępny niemal od razu,
• jego status zmienia się na „aktywny”.

Krok 6: Pobranie certyfikatu KSeF w MCU

1. Przejdź do listy certyfikatów.
2. Wybierz wygenerowany certyfikat.
3. Kliknij „Pobierz certyfikat”.
4. Zapisz plik w bezpiecznym miejscu.

W zakładce Lista certyfikatów znajdziesz informacje o wszystkich swoich certyfikatach:

• Numer seryjny – unikalny identyfikator certyfikatu
• Nazwa własna – nazwa nadana przez Ciebie
• Przeznaczenie – typ certyfikatu (uwierzytelnienie lub offline)
• Identyfikator podmiotu – NIP lub PESEL
• Nazwa właściciela – imię i nazwisko lub nazwa podmiotu
• Status:
  • Aktywny – można używać
  • Zablokowany – w trakcie unieważniania
  • Unieważniony – nie można używać
  • Wygasły – minęła data ważności
• Ważny od/do – okres ważności
• Data ostatniego użycia

⚠️ Ważne
Certyfikat to plik techniczny – jego utrata lub udostępnienie osobom trzecim może skutkować ryzykiem bezpieczeństwa.

Krok 7: Konfiguracja certyfikatu KSeF w panelu klienta lub w systemie księgowym

Ostatnim etapem jest wykorzystanie certyfikatu w praktyce, czyli:

• konfiguracja w panelu klienta zintegrowanym z KSeF,
• integracja z systemem księgowym,
• uruchomienie automatycznego pobierania i wysyłania faktur,
• monitorowanie daty ważności certyfikatu.

💡 Dla klientów eKsięgowośćPRO
Ten krok realizujemy w ramach usługi – wspieramy naszych klientów w konfiguracji certyfikatu z naszym systemem księgowym.

Limity certyfikatów

Przewidziano następujące limity liczby certyfikatów dla każdego typu (Typ 1 i Typ 2 liczony osobno):

• Osoba fizyczna (PESEL): 2 aktywne + 2 zapasowe
• Osoba/podmiot (NIP): 100 aktywnych + 100 zapasowych

Ważne terminy

• 1 listopada 2025 – start MCU i możliwość pobierania certyfikatów
• 1 lutego 2026 – obowiązkowe używanie certyfikatów w KSeF 2.0
• 31 grudnia 2026 – koniec obsługi tokenów
• 1 stycznia 2027 – tylko certyfikaty KSeF jako metoda uwierzytelnienia

Co zyskujesz po uzyskaniu certyfikatu KSeF?

✔️ możliwość wystawiania faktur bezpośrednio ze swojego systemu do KSeF,
✔️ automatyczne pobieranie faktur zakupowych z KSeF,
✔️ pełną automatyzację księgowości online.

Certyfikat KSeF a eKsięgowośćPRO

Korzystając z eKsięgowośćPRO w ramach usługi:

• otrzymujesz dostęp do nowoczesnego panelu klienta w pełni zintegrowany z KSeF,
• wystawiasz i odbierasz faktury w jednym miejscu,
• masz wsparcie księgowe i techniczne,
• masz dostęp do pełnej historii dokumentów 24/7,
• bez chaosu, bez zbędnych logowań i bez stresu.

Podsumowanie

Uzyskanie certyfikatu KSeF to kluczowy krok w przygotowaniu firmy do pracy z Krajowym Systemie e-Faktur. Dzięki poprawnej konfiguracji certyfikatu i uprawnień możesz w pełni korzystać z nowoczesnej księgowości online. Certyfikatu KSeF przez MCU daje ogromne korzyści w codziennej pracy z e-fakturami. Dzięki certyfikatom możliwa jest pełna automatyzacja i bezpieczna komunikacja z KSeF, co w dłuższej perspektywie oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów.

👉 Z eKsięgowośćPRO certyfikat KSeF działa od razu – bez stresu i bez błędów.

Więcej na ten temat możesz przeczytać:

Pierwsze logowanie do KSeF – kompletny przewodnik krok po kroku

Zawiadomienie ZAW-FA – jak wypełnić i wysłać do KSeF? Kompletny poradnik