Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Choć dla rolników ryczałtowych system pozostaje dobrowolny, przepisy wchodzące w życie w 2026 roku wprowadzają mechanizm, który może znacząco uprościć Twoje rozliczenia z innymi podmiotami.

Z tego artykułu dowiesz się, czy rolnik ryczałtowy musi korzystać z KSeF, jak się do niego zalogować oraz – co najważniejsze – jak nadać uprawnienia podmiotom trzecim, np. mleczarni.

Kim jest rolnik ryczałtowy?

Rolnik ryczałtowy to rolnik, który:

• korzysta ze zwolnienia z VAT,
• sprzedaje produkty rolne bez naliczania VAT,
• otrzymuje zryczałtowany zwrot VAT (7%),
• dokumentuje sprzedaż na podstawie faktury VAT RR wystawianej przez nabywcę (np. mleczarnię).

👉 Kluczowe: rolnik ryczałtowy nie wystawia sam faktur sprzedaży.

Czy rolnik ryczałtowy musi korzystać z KSeF?

Zgodnie z aktualnymi przepisami, rolnik ryczałtowy (korzystający ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 113 ustawy o VAT) nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

W relacji rolnik ryczałtowy – nabywca (np. mleczarnia, ubojnia, elewator), to nabywca wystawia fakturę VAT-RR.

Co się zmienia?

Od 1 kwietnia 2026 roku pojawia się istotna nowość: dobrowolne faktury VAT-RR w systemie KSeF. To Ty decydujesz, czy chcesz, aby Twoje dokumenty były wystawiane cyfrowo.

Według nowych przepisów, od kwietnia 2026 r. wystawianie faktur VAT-RR w KSeF będzie możliwe pod dwoma warunkami:

1. Oświadczenie rolnika: Rolnik musi złożyć w systemie KSeF ustrukturyzowane oświadczenie, że posiada status rolnika ryczałtowego.
2. Wskazanie nabywcy: Rolnik wskazuje konkretną mleczarnię lub skup jako podmiot uprawniony do wystawiania faktur VAT-RR w jego imieniu wewnątrz systemu.

Jak zalogować się do KSeF?

Aby złożyć oświadczenie lub nadać uprawnienia w KSeF, musisz posiadać numer NIP (jeśli go nie masz, należy złożyć formularz NIP-7 w urzędzie skarbowym) oraz skorzystać z Bezpłatnego Narzędzia Ministerstwa Finansów.

1. Wejdź na stronę rządową: Aplikacji Podatnika KSeF lub Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU)
2. Wybierz metodę logowania: Jako osoba fizyczna (rolnik) najprościej zalogujesz się poprzez:
   • Profil Zaufany,
   • Podpis kwalifikowany.
3. Uwierzytelnienie: Po wybraniu metody (np. Profilu Zaufanego), system przekieruje Cię do strony logowania bankowości elektronicznej lub aplikacji mObywatel.

Proces pierwszej autoryzacji w systemie bywa skomplikowany. Zanim zaczniesz, przeczytaj: Pierwsze logowanie do KSeF – kompletny przewodnik krok po kroku

Jak nadać uprawnienia do KSeF (Instrukcja krok po kroku)

To kluczowy element dla rolników współpracujących z dużymi odbiorcami. Nadanie uprawnień pozwala np. mleczarni na sprawne wystawianie faktur VAT-RR w Twoim imieniu wewnątrz systemu.

Instrukcja krok po kroku:

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF (opis powyżej).
2. Przejdź do sekcji „Uprawnienia”: Znajdziesz ją w menu bocznym lub górnym panelu użytkownika.
3. Wybierz opcję „Nadaj uprawnienie”:
   • Wpisz NIP oraz nazwę np. mleczarni.
   • Zaznacz zakres uprawnień: Podmiot uprawniony do wystawiania faktur VAT RR
4. Złóż oświadczenie o statusie rolnika ryczałtowego
5. Zatwierdź i podpisz: Całość potwierdzasz Profilem Zaufanym.

Ważne: Możesz w każdej chwili odebrać nadane uprawnienia w tym samym panelu.

Zobacz więcej podobnych tematów:

Jak uzyskać certyfikat KSeF przez MCU – szczegółowy poradnik krok po kroku

Zawiadomienie ZAW-FA – jak wypełnić i wysłać do KSeF? Kompletny poradnik

Samofakturowanie KSeF: Jak nadać uprawnienia podmiotowi do wystawiania faktur w trybie samofakturowania

Dlaczego warto nadać uprawnienia mleczarni?

Automatyzacja obiegu dokumentów to przede wszystkim oszczędność czasu. Jeśli nadasz mleczarni uprawnienia:

• Faktury VAT-RR trafią bezpośrednio do systemu.
• Masz stały dostęp do dokumentów z każdego miejsca (nie zgubisz papierowej faktury).
• Biuro rachunkowe (jeśli z niego korzystasz) może mieć natychmiastowy wgląd w Twoją sprzedaż, co ułatwia rozliczenia i ubieganie się o dotacje.

Podsumowanie Rolnik ryczałtowy w systemie KSeF

KSeF dla rolnika ryczałtowego to wybór, a nie przymus, zmiany zaplanowane na 1 kwietnia 2026 roku dają Ci potężne narzędzie do kontroli finansów. Choć KSeF kojarzy się z dodatkową biurokracją, dla rolnika ryczałtowego może stać się wygodnym archiwum dokumentów. Proces logowania jest intuicyjny i oparty na znanych już narzędziach, takich jak Profil Zaufany. Pamiętaj, aby przed nadaniem uprawnień upewnić się, że posiadasz poprawny NIP kontrahenta.

FAQ: Rolnik ryczałtowy w systemie KSeF

1. Czy jako rolnik ryczałtowy muszę mieć NIP, aby korzystać z KSeF?

Tak. Aby zalogować się do KSeF, złożyć oświadczenie o statusie rolnika ryczałtowego lub nadać uprawnienia mleczarni, musisz posiadać numer NIP. Jeśli dotychczas posługiwałeś się tylko numerem PESEL, konieczne będzie złożenie zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-7 w Twoim urzędzie skarbowym.

2. Czy od 2026 roku faktury VAT-RR będą tylko w formie elektronicznej?

Niekoniecznie. System od 1 kwietnia 2026 roku wprowadza model hybrydowy dla rolników ryczałtowych. Faktura VAT-RR będzie wystawiona w KSeF tylko wtedy, gdy jako rolnik wyrazisz na to zgodę (złożysz oświadczenie i „wskażesz” nabywcę w systemie). W przeciwnym razie nadal można korzystać z formy papierowej lub elektronicznej poza KSeF.

3. Co się stanie, jeśli „wskażę” mleczarnię w systemie KSeF?

Jeśli dokonasz wskazania danej mleczarni w KSeF, staje się to dla niej zobowiązujące. Od tego momentu mleczarnia ma obowiązek wystawiać faktury VAT-RR dla Ciebie wyłącznie za pośrednictwem KSeF.

4. Czy mogę cofnąć uprawnienia nadane mleczarni?

Tak. Uprawnienia do wystawiania faktur w Twoim imieniu oraz oświadczenie o statusie rolnika ryczałtowego można w każdej chwili wycofać lub zmienić w Aplikacji Podatnika KSeF.

5. Skąd będę wiedzieć, że mleczarnia wystawiła fakturę w KSeF?

Każda faktura wystawiona przez podmiot uprawniony (np. skup lub mleczarnię) pojawi się natychmiast na Twoim koncie w KSeF. Możesz ją tam podejrzeć, pobrać w formacie PDF lub XML. Nie musisz już czekać na listowne dostarczenie dokumentu czy odbierać go osobiście.

6. Co to jest struktura FA_RR?

To specjalny format cyfrowy faktury przygotowany przez Ministerstwo Finansów wyłącznie dla transakcji z rolnikami ryczałtowymi. Dzięki temu faktury VAT-RR są wyraźnie oddzielone od zwykłych faktur VAT (struktura FA), co zapobiega pomyłkom w rozliczeniach i ułatwia księgowość.

7. Czy logowanie do KSeF jest płatne?

Nie. Korzystanie z rządowej Aplikacji Podatnika KSeF oraz logowanie się przez Profil Zaufany lub mObywatel jest całkowicie bezpłatne.

8. Czy biuro rachunkowe może zarządzać moim KSeF?

Tak. Możesz nadać uprawnienia do przeglądania faktur swojemu księgowemu lub biuru rachunkowemu. Dzięki temu nie będziesz musiał co miesiąc dowozić papierowych dokumentów – Twoja księgowa pobierze je bezpośrednio z systemu.