Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) sprawiło, że przedsiębiorcy muszą nie tylko wystawiać faktury w nowym systemie, ale również prawidłowo zarządzać dostępami. Jednym z kluczowych zagadnień są uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego, które umożliwiają księgowej legalne i bezpieczne działanie w imieniu podatnika.

W tym artykule wyjaśniamy, jak nadać uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego oraz jak uniknąć najczęstszych błędów.

Czym jest KSeF i dlaczego nadanie uprawnień jest konieczne

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system Ministerstwa Finansów służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

Aby biuro rachunkowe mogło:

• wystawiać faktury w KSeF,
• odbierać faktury kosztowe,
• przeglądać historię dokumentów,

konieczne jest nadanie uprawnień do KSeF przez przedsiębiorcę.

Co zyskujesz nadając uprawnienia w KSeF?

KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów. W przeciwieństwie do tradycyjnych e-maili, faktury nie trafiają bezpośrednio do Twojego księgowego. Abyśmy mogli pobrać Twoje koszty i zweryfikować poprawność faktur sprzedażowych, musisz nam nadać odpowiednie uprawnienia elektroniczne.

Dzięki temu:

• Oszczędzasz czas – nie musisz przesyłać nam plików PDF ani skanów.
• Masz bezpieczeństwo – kontrolujesz, kto ma dostęp do Twoich danych finansowych.
• Zyskujesz automatyzację – Twoje dokumenty trafiają do biura rachunkowego.

Kto może nadać uprawnienia?

Sposób nadawania uprawnień zależy od formy prawnej Twojej firmy:

1. Jednoosobowa Działalność Gospodarcza (JDG): Właściciel posiada tzw. uprawnienia pierwotne. Może zarządzać nimi samodzielnie przez bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów.
2. Spółki (z o.o., jawne itp.): Jeśli podmiot posiada pieczęć elektroniczną, może nadać uprawnienia cyfrowo. W innym przypadku konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA do właściwego urzędu skarbowego.

Czy biuro rachunkowe może korzystać z KSeF w imieniu klientów

Tak. Biuro rachunkowe może korzystać z KSeF, ale wyłącznie po otrzymaniu formalnego uprawnienia. Bez nadanych uprawnień księgowa nie ma dostępu do systemu, nawet jeśli prowadzi księgowość firmy.

W praktyce oznacza to, że:

• przedsiębiorca zachowuje pełną kontrolę nad dostępami,
• zakres działań biura rachunkowego zależy od nadanych ról,
• upoważnienie można w każdej chwili cofnąć.

Jak nadać uprawnienia do KSeF dla biura rachunkowego

1. Uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego jako osoby fizycznej

Jednym z modeli współpracy z biurem rachunkowym w zakresie KSeF jest nadanie uprawnień KSeF właścicielowi biura, jako osobie fizycznej identyfikowanej numerem PESEL lub NIP. Jest to najprostszy scenariusz, idealny w sytuacji, gdy Twoją księgowością zajmuje się konkretna osoba, np. księgowa zatrudniona w Twojej firmie lub właścicielka jednoosobowego biura rachunkowego.

Instrukcja nadania uprawnień KSeF dla biura rachunkowego jako osoby fizycznej:

1. Wejdź na stronę Aplikacji Podatnika KSeF lub na stronę Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU)
2. Uzupełnij NIP swojej firmy i kliknij “Uwierzytelnij”.
3. Wybierz sposób logowania do aplikacji Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
4. Po zalogowaniu do KSeF, wybierz kolejno zakładkę “Uprawnienia” i “Nadaj uprawnienia”, a następnie kliknij “Dalej”.
5. W sekcji “Nadaj uprawnienia” zaznacz opcję ,,Osobie fizycznej do pracy w KSeF”
6. Wprowadź dane identyfikacyjne (NIP lub PESEL) oraz imię i nazwisko księgowej.
7. Określ zakres uprawnień – najczęściej będzie to przeglądanie faktur oraz ewentualnie ich wystawianie, jeśli księgowa robi to w Twoim imieniu,  po czym kliknij “Nadaj uprawnienia”.
8. Po dokonaniu powyższych kroków powinna pojawić się informacja o pomyślnym zakończeniu procedury.

Po zatwierdzeniu, osoba ta po zalogowaniu na swoje dane w KSeF uzyska dostęp do Twoich dokumentów zgodnie z przypisaną rolą.

2. Uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego jako podmiotu

Przedsiębiorca może nadać uprawnienia KSeF biuru rachunkowemu jako podmiotowi, wskazując w systemie KSeF nazwę oraz NIP. W takim przypadku biuro rachunkowe otrzymuje dostęp do wystawiania i podglądu faktur ustrukturyzowanych. W tym modelu uprawnienia nadajesz nie konkretnej osobie, lecz całej firmie (podmiotowi), która Cię obsługuje. To rozwiązanie jest bardziej elastyczne dla większych organizacji.

Instrukcja nadania uprawnień KSeF dla biura rachunkowego jako osoby prawnej (spółki):

1. Wejdź na stronę Aplikacji Podatnika KSeF lub na stronę Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU)
2. Uzupełnij NIP swojej firmy i kliknij “Uwierzytelnij”.
3. Wybierz sposób logowania do aplikacji Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
4. Po zalogowaniu do KSeF, wybierz kolejno zakładkę “Uprawnienia” i “Nadaj uprawnienia”, a następnie kliknij “Dalej”.
5. W sekcji “Nadaj uprawnienia” zaznacz opcję „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”
6. Wprowadź NIP biura rachunkowego oraz jego pełną nazwę.
7. Wybierz zakres uprawnień (przeglądanie/wystawianie).
8. Kluczowa opcja: Możesz zaznaczyć checkbox „Z prawem do dalszego przekazywania uprawnień”
9. Po czym kliknij “Nadaj uprawnienia”.
10. Po dokonaniu powyższych kroków powinna pojawić się informacja o pomyślnym zakończeniu procedury.

Dlaczego warto to zaznaczyć checkbox „Z prawem do dalszego przekazywania uprawnień”? Dzięki temu biuro rachunkowe może samodzielnie decydować, który pracownik (księgowa) ma dostęp do Twoich faktur. W przypadku urlopu, choroby lub zmiany kadrowej w biurze, nie musisz nic robić – biuro samo wyznaczy zastępcę. Pamiętaj, że jeśli cofniesz uprawnienie dla biura, automatycznie stracą je wszyscy pracownicy, którym biuro delegowało dostęp.

3. Zarządzanie uprawnieniami KSeF wewnątrz biura rachunkowego

Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe, KSeF oferuje Ci dwa sposoby na przypisanie pracowników do obsługi klientów:

• Dla konkretnego klienta: Wybierasz pracownika i wskazujesz NIP klienta, do którego ma mieć dostęp. Jest to bezpieczne rozwiązanie, jeśli chcesz, aby księgowy widział tylko określone firmy.

• Dla wszystkich klientów: Idealne rozwiązanie dla mniejszych zespołów. Pracownik otrzymuje dostęp do wszystkich firm, które upoważniły biuro do obsługi. Pozwala to uniknąć czasochłonnego klikania przy każdym nowym kliencie.

Rodzaje uprawnień w KSeF

System KSeF umożliwia nadawanie różnych rodzajów uprawnień, które określają zakres dostępu użytkowników do faktur ustrukturyzowanych. Dzięki temu przedsiębiorca może precyzyjnie kontrolować, kto i w jakim zakresie korzysta z KSeF.

Podstawowe rodzaje uprawnień KSeF

W KSeF można nadać m.in. następujące uprawnienia:

• wystawianie faktur ustrukturyzowanych – możliwość tworzenia i wysyłania faktur w KSeF,
• odbiór faktur z KSeF – dostęp do faktur otrzymywanych od kontrahentów,
• podgląd faktur w KSeF – przeglądanie faktur bez możliwości ich edycji,
• pobieranie faktur – zapisywanie dokumentów w formatach umożliwiających dalsze księgowanie,
• dostęp do archiwum faktur – wgląd w historyczne faktury przechowywane w KSeF.

Uprawnienia rozszerzone w KSeF

W zależności od potrzeb możliwe jest również nadanie:

• uprawnień do zarządzania uprawnieniami KSeF – dodawanie i odbieranie dostępów innym użytkownikom,
• uprawnień administracyjnych – pełny dostęp do obsługi KSeF w imieniu podatnika.

Przedsiębiorca może w każdej chwili zmienić lub cofnąć uprawnienia KSeF, co pozwala zachować pełną kontrolę nad dostępem do danych i dokumentów.

Jakie rodzaje uprawnienia KSeF nadać dla biura rachunkowego

Zakres uprawnień KSeF dla biura rachunkowego powinien być dopasowany do faktycznego zakresu współpracy z przedsiębiorcą. System KSeF umożliwia nadanie kilku kluczowych uprawnień, które pozwalają na prawidłową obsługę faktur ustrukturyzowanych.

Najczęściej biurom rachunkowym nadaje się uprawnienia do:

• wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF,
• odbioru faktur kosztowych z KSeF
• prawo do dalszego przekazywania uprawnień (np. pracownikowi biura).

W przypadku szerszej współpracy możliwe jest również nadanie inne uprawnień. Należy pamiętać, że przedsiębiorca zachowuje pełną kontrolę nad nadanymi uprawnieniami i może je w każdej chwili zmienić lub cofnąć.

Odpowiednio dobrane uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego zapewniają sprawną obsługę faktur oraz bezpieczeństwo danych przedsiębiorcy.

W Biurze rachunkowym eKsięgowośćPRO zakres uprawnień zawsze dopasowywany jest do realnych potrzeb klienta, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa.

Najczęstsze błędy przy nadawaniu uprawnień do KSeF

Przedsiębiorcy najczęściej popełniają następujące błędy:

• brak złożenia ZAW-FA, gdy jest wymagany,
• nadanie zbyt ograniczonych uprawnień,
• przypisanie dostępu niewłaściwej osobie,
• brak kontroli nad aktywnymi pełnomocnictwami.

Profesjonalna obsługa księgowa pozwala uniknąć tych problemów już na etapie wdrożenia KSeF.

Czy można odebrać uprawnienia nadane w KSeF

Tak. Uprawnienia KSeF można odebrać w dowolnym momencie, zarówno:

• bezpośrednio w systemie KSeF,
• jak i poprzez odwołanie formularza ZAW-FA.

Jest to szczególnie istotne przy zmianie biura rachunkowego lub zakończeniu współpracy.

Podsumowanie

Uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego to niezbędny element prawidłowej obsługi faktur ustrukturyzowanych. Odpowiednio nadane uprawnienia oraz współpraca z doświadczonym biurem rachunkowym pozwalają uniknąć błędów i problemów formalnych.

Jeżeli chcesz mieć pewność, że KSeF w Twojej firmie działa bezpiecznie i zgodnie z przepisami – Biuro rachunkowe eKsięgowośćPRO zapewni Ci pełne wsparcie.

FAQ: Uprawnienia KSeF dla Biura Rachunkowego

1. Czy muszę nadawać uprawnienia każdemu pracownikowi biura z osobna? Nie. Jeśli nadasz uprawnienia podmiotowi (biuru) z opcją „dalszego przekazywania”, biuro samo przypisze odpowiednich pracowników do Twojej firmy. Ty wskazujesz tylko NIP biura rachunkowego.

2. Jakie dane muszę przygotować, aby nadać dostęp biuru? Będziesz potrzebować NIP-u biura rachunkowego oraz jego pełnej nazwy widocznej w rejestrach (np. CEIDG lub KRS). Jeśli nadajesz dostęp konkretnej osobie, potrzebny będzie jej PESEL lub NIP oraz imię i nazwisko.

3. Czy mogę nadać dostęp tylko do odczytu faktur? Tak. W sekcji „Zakres uprawnień” możesz zaznaczyć wyłącznie opcję przeglądania faktur. Uprawnienie do wystawiania dokumentów jest opcjonalne i zależy od ustaleń z Twoją księgowością.

4. Co się stanie, jeśli moja księgowa pójdzie na urlop? Jeśli nadałeś uprawnienie biuru rachunkowemu z prawem do dalszego przekazywania, biuro może bez Twojej wiedzy przypisać innego pracownika do Twojej obsługi. Jeśli jednak nadałeś dostęp konkretnej osobie (po PESEL-u), musisz ręcznie nadać uprawnienia nowej osobie na czas zastępstwa.

5. Jak cofnąć uprawnienia dla biura rachunkowego? W panelu KSeF w sekcji „Uprawnienia”, a następnie „Zarządzaj uprawnieniami” znajdziesz listę aktywnych dostępów. Możesz tam w każdej chwili odwołać wybrane uprawnienie. Skutkuje to natychmiastowym odebraniem dostępu biuru oraz wszystkim jego pracownikom.

6. Czy biuro rachunkowe widzi moje faktury sprzed nadania uprawnień? Tak, po nadaniu uprawnień księgowa zyskuje dostęp do faktur wystawionych i otrzymanych również przed datą nadania dostępu, o ile znajdują się one w systemie KSeF.

Więcej na ten temat możesz przeczytać:

KSeF

Pierwsze logowanie do KSeF – kompletny przewodnik krok po kroku

Zawiadomienie ZAW-FA – jak wypełnić i wysłać do KSeF? Kompletny poradnik

Jak uzyskać certyfikat KSeF przez MCU – szczegółowy poradnik krok po kroku