Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się obowiązkowym narzędziem dla przedsiębiorców, dlatego jednym z najważniejszych pierwszych kroków jest poprawne zalogowanie się do systemu. Choć może to brzmieć skomplikowanie, w rzeczywistości pierwsze logowanie do KSeF jest proste – wystarczy wykonać kilka precyzyjnych działań.

Poniżej przedstawiamy dokładną instrukcję krok po kroku, przygotowaną specjalnie dla klientów eKsięgowośćPRO.

1. Wejście na stronę logowania KSeF

Aby rozpocząć korzystanie z KSeF, przejdź na oficjalną platformę:

👉 https://ksef.mf.gov.pl/web/login

Po wejściu na stronę zobaczysz panel, wpisz NIP swojej firmy i kliknij uwierzytelnij.

2. Wybór metody logowania

KSeF nie wymaga tworzenia nowego konta. Zamiast tego korzysta z istniejących narzędzi identyfikacyjnych. Masz możliwość zalogowania się do systemu za pomocą:

✔ Profil Zaufany (najprostsza metoda)

Logowanie następuje za pomocą:

• bankowości elektronicznej,
• loginu i hasła do ePUAP.

To najczęściej używany sposób i rekomendowana metoda dla większości przedsiębiorców.

✔ Certyfikat kwalifikowany

Wykorzystywany przez osoby, które posiadają certyfikat kwalifikowany. Przydatny szczególnie dla członków zarządów spółek i osób często podpisujących dokumenty firmowe.

3. Potwierdzenie tożsamości

Po wybraniu metody logowania system poprosi Cię o autoryzację, czyli:

• Zaloguj się za pomocą nazwy użytkownika lub adresu e-mail
• Zaloguj się przy pomocy banku lub innego dostawcy,
• Złożenie podpisu kwalifikowanego.

Po poprawnej autoryzacji zostaniesz przekierowany do ekranu potwierdzającego Twoje dane.

4. Pierwsze wejście do panelu KSeF

Po zatwierdzeniu podmiotu system przeniesie Cię do głównego panelu.

To oznacza, że:

🎉 Pierwsze logowanie zakończyło się sukcesem.

5. Jak wygląda panel systemu KSeF

1. Wystaw fakturę

To rozwijane menu, które umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Po rozwinięciu pojawiają się dodatkowe opcje, takie jak:

• Wprowadź fakturę

Ta zakładka umożliwia wprowadzenie faktury poprzez ręczne uzupełnienie pól wymagalnych przez KSeF.

• Wczytaj fakturę

Opcja przeznaczona do wgrywania pliku faktury w formacie XML przygotowanego wcześniej w innym programie.

2. Lista faktur

To jedna z najważniejszych zakładek w systemie. Pozwala na:

• przeglądanie wszystkich wystawionych i otrzymanych faktur w KSeF,
• filtrowanie wyników (np. po datach, numerach, kontrahencie),
• pobieranie faktur,
• podgląd faktury ustrukturyzowanej.

Zakładka jest niezbędna w codziennej pracy przedsiębiorcy i księgowej.

3. Historia sesji

Sekcja związana z bezpieczeństwem. Umożliwia:

• przegląd ostatnich logowań,
• analizę aktywności w systemie,
• weryfikację, czy nie pojawiły się nieautoryzowane wejścia.

Przydatne szczególnie dla przedsiębiorców korzystających z uprawnień nadanych księgowym i aplikacjom zewnętrznym.

4. Uprawnienia (menu rozwijane)

Zarządzaj uprawnieniami

To kluczowa sekcja dla użytkowników, którzy chcą umożliwić księgowej lub biuru rachunkowemu dostęp do systemu KSeF.

W tej zakładce możesz:

• nadać nowe uprawnienia,
• odebrać lub zmodyfikować istniejące,
• sprawdzić listę wszystkich osób i podmiotów z dostępem do Twojego KSeF.

To tutaj nadajesz dostęp np. eKsięgowośćPRO, aby księgowość online mogła odbierać Twoje faktury automatycznie.

5. Tokeny (menu rozwijane)

Tokeny są wykorzystywane do integracji programów księgowych i fakturowych z systemem KSeF.

Tutaj użytkownik może:

• wygenerować token dostępowy,
• zarządzać tokenami,
• usuwać tokeny nieużywane.

Tokeny umożliwiają automatyczną współpracę systemów z KSeF bez konieczności logowania się przez Profil Zaufany.

6. Jednostki zależne

Zakładka przeznaczona dla firm, które posiadają struktury organizacyjne (np. oddziały) lub dużych podmiotów gospodarczych.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej zakładka nie jest zwykle wykorzystywana, ale nadal jest widoczna w menu.

6. Co warto zrobić od razu po pierwszym logowaniu?

Choć konfiguracja uprawnień to kolejny krok, po pierwszym logowaniu warto:

✔ zapoznać się z menu i strukturą systemu,

✔ sprawdzić, czy Twoje dane firmowe są widoczne i poprawne,

✔ upewnić się, że system rozpoznaje Cię jako osobę uprawnioną.

Jeśli wszystko wygląda poprawnie — jesteś gotowy do kolejnych kroków.

Chcesz wdrożyć KSeF bez stresu i bez tracenia czasu?

Z nami zrobisz to szybko i poprawnie – od pierwszego logowania aż po pełną integrację.

W pakiecie księgowym eKsięgowośćPRO otrzymujesz:

✔ Oprogramowanie w pełni zgodne z KSeF
✔ Pomoc we wdrożenie KSeF w Twojej firmie
✔ Stałe wsparcie dedykowanej księgowej online
✔ Automatyczną obsługę faktur w KSeF

Umów się na bezpłatną konsultację i zacznij działać w KSeF bez nerwów!